Ein Notfallverbund lebt vom „Miteinander“, das ohne effektive Kommunikation nicht funktionieren kann. Daher ist es wichtig, den Austausch und die Abstimmung zwischen den Mitgliedern zu systematisieren und zu etablieren. Auch nach der formalen Gründung sind daher regelmäßige Treffen unabdingbar, die nicht nur die Leitungsebene, sondern alle wichtigen Beteiligten einbeziehen.
Ein regelmäßiger Austausch ist ebenso mit den örtlichen Gefahrenabwehrbehörden, etwa der Feuerwehr oder dem Technischen Hilfswerk (THW), erforderlich. Auch diesbezüglich empfiehlt es sich, feste Strukturen und Rhythmen zu schaffen.
Organisation
Für die Organisation der praktischen Arbeit ist es hilfreich, einen Vorsitzenden bzw. eine Vorsitzende oder eine Sprecherin bzw. einen Sprecher für den Notfallverbund zu wählen Zu den Aufgaben gehört es, die Treffen zu organisieren und zu moderieren. Zudem vertritt er oder sie den Notfallverbund nach außen.
Zu den Treffen des Notfallverbunds müssen Vertreter aller beteiligten Einrichtungen eingeladen werden. Für einen effektiven Austausch sollte der Kreis nicht zu groß sein, normalerweise reicht ein Vertreter pro Einrichtung. Auf jeden Fall ist es sinnvoll, die Ansprechpartner der Feuerwehr bzw. des THW einzuladen, um einen konstanten Kontakt aufzubauen.
Die Verbindlichkeit und die Regelmäßigkeit der Notfallverbundtreffen sind äußerst wichtig für den Erfolg. Die Treffen sollten daher mindestens zweimal im Jahr stattfinden. Nach der Abstimmung des Termins empfiehlt sich eine schriftliche Einladung mit Tagesordnung. Die Tagesordnungspunkte, die immer wieder auf der Agenda stehen, sind beispielsweise Notfallübungen oder der Stand der Notfallpläne der beteiligten Einrichtungen. Im Anschluss an das Treffen sollte ein Protokoll angefertigt und verschickt werden.
Da im Einsatzfall örtliche Kenntnisse hilfreich sind, können die Treffen wechselnd in den beteiligten Einrichtungen ausgerichtet werden, sodass im Anschluss an die eigentliche Sitzung eine Besichtigung der Gebäude durchgeführt werden kann.