Notfallpläne

Die Notfallplanung stellt eine wichtige Daueraufgabe in Museen, Archiven und Bibliotheken dar. Sie umfasst sowohl präventive Planungen zur Verhinderung möglicher Notfallsituationen als auch die Vorbereitung angemessener Maßnahmen für den Notfall.

Eine gute Planung und Organisation, geschulte Mitarbeiter, gemeinsame Übungen mit der ortsansässigen Feuerwehr oder dem Katastrophenschutz und die Vernetzung mit weiteren Kultureinrichtungen erleichtern die schnelle und effektive Hilfe vor Ort. Alle Planungen, Absprachen und Unterlagen werden im sogenannten Notfallplan zusammengeführt, den jede Einrichtung erarbeiten und pflegen muss.

Im Folgenden sind einige konkrete Notfallpläne aufgeführt. Sie können als Beispiele oder Vorlagen dienen, zeigen aber auch die Vielfalt möglicher Herangehensweisen. Hinzu kommen allgemeine Muster- und Aktionspläne einzelner Institutionen sowie Richtlinien für die individuelle Notfallplanung, die von übergeordneten Verwaltungseinheiten herausgegeben wurden.

Alle Pläne gleichen sich im Wesentlichen in ihrer Grundstruktur und differieren nur hinsichtlich ihrer Ausführlichkeit und der Ausgestaltung. Unterschiede erklären sich vielfach durch Größe, Lage, Gebäude- und Sammlungsstruktur sowie durch die personellen Gegebenheiten der jeweiligen Institution.

Musternotfallpläne

Musternotfallplan Münster: http://notfallverbund.de/wp-content/uploads/2018/06/Musternotfallplan.pdf

Musternotfallplan Weimar: https://www.kulturrat-thueringen.de/files/medien/downloads/notfallvorsorge/Muster_Notfallplanung_Kultureinrichtungen.pdf

Allgemeine Informationen zur Notfallplanung

Münchner Fachgruppe für Präventive Konservierung: Umgang mit Kunst und Kultur im Notfall, München 2017, https://www.schloesser.bayern.de/deutsch/ueberuns/rz/service/Notfall-Broschuere_MFGPK_2017-11-07.pdf

Notfallverbund Stuttgart: Pocket Guide Notfall, 2020, https://notfallverbund.ub.uni-stuttgart.de/wp-content/uploads/sites/4/2020/05/Pocket_NoVe.pdf

Website der Staatlichen Archive Bayern mit PDFs zum Herunterladen zu folgenden Themen: Ablaufplan für Notfallmaßnahmen, Notfallrahmenplan, Muster-Telefonliste, Muster-Alarmplan, Vorbereitung von wassergeschädigtem Archivgut für Schockgefrierung und die Gefriertrocknung, Notfallbox für wassergeschädigte Archivalien, Handreichung Schadenserfassung. Generaldirektion der staatlichen Archive Bayerns: Bestandserhaltung https://www.gda.bayern.de/fachinformationen/bestandserhaltung/

Komponenten eines Notfallplans, http://www.konferenz-kultur.de/SLF/allgemein/Notfallplan_Komponenten.doc

Leitfaden für die Erstellung eines Notfallplans. Universitätsbibliothek Basel 2012 http://www.konferenz-kultur.de/SLF/allgemein/Leitfaden_Notfallplan_2012_Schweiz.pdf

Planungsgrundlagen und politische Argumentationshilfen bieten diese Empfehlungen der Archivreferentenkonferenz.
Notfallvorsorge in Archiven
Empfehlungen der Archivreferentenkonferenz, ausgearbeitet vom Bestandserhaltungsausschuss im Jahr 2004, zuletzt überarbeitet 2010
http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/51980/ARK_Empfehlungen%20zur%20Notfallvorsorge%20in%20Archiven%202010.pdf

Notfallrahmenplan der staatlichen Archive in Bayern:
http://www.gda.bayern.de/notf00.htm

Ausführlicher, sehr detaillierter und präziser Aktionsplan der NARA (National Archives & Records Administration) der Vereinigten Staaten (englisch):
National Archives & Records Administration:
A Primer on Disaster Preparedness, Management and Response: Paper-Based Materials
http://www.archives.gov/preservation/emergency-prep/disaster-prep-primer.html

Broschüre, die ausführlich Schritt für Schritt erklärt, wie man einen Notfallplan erstellt und was man dabei beachten muss; im Anhang verschiedene Checklisten (englisch). Collections Australia Network:
Be Prepared – Guidelines for small museums for writing a disaster preparedness plan (2000) http://blueshieldaustralia.org.au/wp-content/uploads/2018/03/CAN-Be-Prepared.pdf

Verschiedene Vorträge und Präsentationen zur Notfallplanung in Museen und Archiven von Prof. Dr. phil. Alexandra Jeberien, Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin, stehen online zur Verfügung:
https://www.htw-berlin.de/forschung/online-forschungskatalog/vortraege-veranstaltungen/person/?eid=3442

Spezielle Aspekte der Notfallplanung

Wasserschaden

Leitfaden „Bergung und Erstversorgung von wassergeschädigtem Archiv- und Bibliotheksgut“
Der aktuelle Leitfaden (Stand: Januar 2013) kann auf der Seite des LWL heruntergeladen werden:
http://www.lwl.org/waa-download/pdf/Screenbook%20Erstversorgung_1-2013.pdf

Zusammenstellung aus dem Jahr 2002, in der vorbereitende Maßnahmen, Maßnahmen im Schadensfall und konkrete Tipps und Erste-Hilfe-Maßnahmen für den Umgang mit verschiedenen Materialien nach einem Wasserschaden erläutert werden. IADA, die Internationale Arbeitsgemeinschaft der Archiv-, Bibliotheks- und Grafikrestauratoren: Notfallplan „Wasserschaden“:
http://cool.conservation-us.org/iada/not_txt.html

LWL – Archivamt für Westfalen:
Anleitung zur fachgerechten Verpackung von durchnässtem Archiv- und Bibliotheksgut mit Stretchfolie
http://www.lwl.org/waa-download/pdf/Wasserschaden_Verpackung.pdf

Die wichtigste Sofortmaßnahme ist das Einfrieren wassergeschädigten Archiv- und Bibliotheksgutes zur Vermeidung von Mikroorganismenbefall.
Anbieter für Tiefkühlhäuser findet man im Branchenverzeichnis. Auch der „Verband der Kühlhäuser und Kühllogistikunternehmen“ gibt Auskunft über regionale Anbieter.
Adresse: Schedestr. 11, 53113 Bonn
Telefon: 02 28 / 20 16 6-0
Fax: 02 28 / 20 16 6-11
E-Mail: info@vdkl.de
http://www.vdkl.de/

Bekanntmachung der zugelassenen Kühl- und Gefrierhäuser in der Bundesrepublik Deutschland
Neufassung vom 21. Februar 2006
http://www.vetlex.com/vl_free/estab_de/kuehl.pdf

Mithilfe einer Vakuum-Gefriertrocknungsanlage kann das eingefrorene Bibliotheksgut nach und nach getrocknet und konservatorisch aufgearbeitet werden. Informationen zu Wasserschäden in Archiven und zur Vakuum-Gefriertrocknungsanlage stellt das Westfälische Archivamt zur Verfügung:
Westfälisches Archivamt: Wasserschäden in Archiven
http://www.lwl.org/waa-download/pdf/Wasserschaden_Verpackung.pdf

Schimmel

LWL – Archivamt für Westfalen: Handlungsempfehlungen bei akutem Schimmelpilzbefall an Registratur- und Archivgut: https://www.lwl-archivamt.de/media/filer_public/b3/ea/b3ea0440-f114-4dc5-969f-9425f193f060/schimmelpilzbefall.pdf

Brand

Ein Erfahrungsbericht aus einem Staatsarchiv mittlerer Größe:
Ruth Haener:
Alles eilt, wenn’s brennt – Sicherung von brandgeschädigten Akten: ein Erfahrungsbericht aus dem Staatsarchiv des Kantons Basel-Landschaft (Schweiz) (S.17-23)
https://www.babs.admin.ch/de/aufgabenbabs/kgs/prints.detail.publication.html/babs-internet/de/publications/kgs/forum/forum1dfi.pdf.html

Bauliche Maßnahmen

Beitrag aus dem Jahr 2007 zur Bestandssicherung während baulicher Maßnahmen in Archiven und Bibliotheken; eine detaillierte Checkliste hilft, die wichtigen Faktoren zu berücksichtigen (englisch).
Karen Motylewski:Protecting Collections During Renovation, https://www.nedcc.org/free-resources/preservation-leaflets/3.-emergency-management/3.9-protecting-collections-during-renovation

In zehn Kapitel unterteiltes, von Mitgliedern von ICMS verfasstes Handbuch, das einführend das Thema Risikoanalyse und anschließend neun verschiedene Arten der Bedrohung und möglicher Maßnahmen (präventiv, während und nach Schadensfall) vorstellt, inklusive Checklisten (englisch). Willem Hekmann (Hrsg.): ICOM-ICMS, Handbook on Emergency Procedures (2010), http://network.icom.museum/fileadmin/user_upload/minisites/icms/pdfs/English.pdf